Як організувати віддалену роботу? Правила гри + корисні інструменти

Через глобальні зміни, які переживає світ, віддалена робота перетворилася з модного тренду в необхідність. Необхідність впровадити інструменти для віддаленої роботи постала перед більшістю компаній і не тільки в IT сфері.

Змінюється і підхід до побудови IT інфраструктури компанії. Більше виникає потреба в послузі оренди віртуальних серверів (VDS). 

Як забезпечити ефективну роботу і стабільність всіх систем компанії? Ми розповімо про правила і інструменти, які допоможуть вам і вашому бізнесу в непростій ситуації.

 

Віддалена робота. У чому складність? 

Завдання, про яке ми говоримо, не тільки технічне. Відповідь на питання, як організувати віддалену роботу співробітника через інтернет складається з двох частин. Перша - це правила і організація процесу. Друга - власне технічні рішення. Перехід на нову модель вимагає не тільки швидкого перенавчання співробітників, але і слідування новим правилам роботи. 

Ми торкнемося обох частин. 

Поради для віддаленої роботи: як керувати, що робити і чого не робити?  

Для початку, давайте попрощаємося з двома міфами, які заважають вирішити проблему: 

• Міф перший - поза офісом співробітники обов'язково будуть байдикувати. Що насправді? Якщо ви поставите цілі, поясните порядок віддаленої роботи в нових умовах, співробітники будуть набагато ефективнішими. Доведено тисячами компаній, які перейшли на такий режим в 2019 році і раніше. 

• Міф другий - організувати віддалені процеси без втрати ефективності неможливо. Що насправді? Все залежить від менеджера! Навіть роботу виробничих і торгових компаній можна значною мірою перевести у віддалений режим. 

Як же керувати віддаленою командою, яка може бути розкидана по різних районах, містах, а іноді і країнах? 

Встановіть чіткі правила роботи і дотримуйтеся їх

Дистанційна робота - це не хаос. Вона вимагає самодисципліни і свідомості від співробітників. Але самодисципліна проявиться тільки якщо буде чіткий розпорядок і правила. Продумайте робочий розпорядок і правила етикету. Переконайтеся, що ваші співробітники знають: 

• Які часові рамки їх робочого дня? 

• Якими засобами зв'язку користується команда? 

• Як забезпечити ефективний діалог під час онлайн нарад? Яких правил потрібно дотримуватися? 

• В який час можна писати і телефонувати співробітникам? 

Також вся команда повинна користуватися загальним сервісом для постановки і контролю завдань або CRM. Спілкуватися тільки через особисті листування і розраховувати на пам'ять - шлях до хаосу і падіння продуктивності. Обов'язково доводьте до співробітників інформацію про завдання, за які відповідає кожен з них персонально. 

Створіть стратегію спілкування з співробітниками 

Повідомте співробітникам, в якому форматі і як часто вони повинні подавати звіти, як часто будуть проходити спільні наради, онлайн зустрічі 1 на 1. Встановіть принципи роботи з повсякденними завданнями. Співробітники повинні розуміти, які питання в пріоритеті. Це підвищить продуктивність. 

Надайте команді робочі інструменти 

Переконайтеся, що у кожного члена команди є доступ до всіх потрібних робочих сервісів. Їх список може бути досить великим: 

• корпоративний e-mail;

• система документообігу;

• хмарне сховище файлів;

• сервіс для відео-конференцій;

• робочий чат;

• планувальник завдань;

• акаунт в CRM та ін. 

Не забудьте про інтеграції. Більшість з цих сервісів можна зв'язати в загальну систему. Багато операцій теж можна автоматизувати. Це заощадить багато часу. 

Фокусуйтеся на цілях 

При віддаленій роботі критично важливо пам'ятати про цілі. Вони повинні бути зрозумілими, вимірюваними і обмеженими в часі. Не важливо, що і в якому ритмі робить співробітник. Якщо він і вся команда досягають поставлених цілей, у вас все добре. 

Налагодьте неформальне спілкування 

Дайте співробітникам можливість говорити не про роботу. В офісі співробітники часто збираються у кулера або в місці для куріння. Не намагайтеся позбутися від таких місць при роботі онлайн. Краще створити контрольовану "флудилку" для неробочих тем і просто жартів. 

Це сприятиме згуртуванню колективу навіть не дивлячись на відстані. А коли карантин і період вимушеної ізоляції закінчаться, ви зможете домовитися про неформальну зустріч колективу. 

Ставте завдання лаконічно і ясно 

Завжди є ризик, що виконання завдань перетворитися в обговорення завдань. Тому, не затягуйте листування і зідзвони, готуйтеся до конференцій і онлайн зустрічей заздалегідь. Надсилайте всі "імейли" вранці, вкладайте всю потрібну інформацію в одне повідомлення. 

Контролюйте ефективність

Відстежуйте, як працює кожен член команди. Збирайте зворотній зв'язок про те, чому ті чи інші завдання не виконані вчасно. І обов'язково встановіть відповідальність за невиконану роботу. 

Від правил перейдемо до технічних рішень.

Інструменти для віддаленої роботи  

Що входить в список інструментів і сервісів для ефективної віддаленої роботи? Перелік може бути різним у залежності від специфіки бізнесу. Найчастіше цей список включає: 

• сервіс для обміну повідомленнями (Telegram, Slack, Viber та ін);

• засоби зв'язку з відео і демонстрацією екрану (Zoom, Google Hangouts, Skype та ін);

• віддалене використання екрану і віддалений доступ до робочого столу (тут, як і раніше TeamViever);

• система постановки завдань і віддаленого керування проектами (Jira, Asana, Trello, Basecamp, Youtrack);

• хмарні сервіси для зберігання документів і роботи з ними;

• CRM та ін. 

Тепер поговоримо про конкретні інструментах: 

Робочий месенджер - Telegram 

Альтернативи: Skype, Slack, Discord

Один з найпопулярніших месенджерів, працює з усіма операційними системами, в мобільній і десктопній версіях. Єдиний мінус у тому, що Telegram не підтримує відеодзвінки - важливий елемент віддаленої роботи. 

Це компенсує плюс - Telegram абсолютно безкоштовний для будь-якої кількості учасників. 

Месенджер Slack 

Альтернатива для Telegram 

Можна користуватися в декількох версіях (веб-версія і програма-клієнт, для установки на смартфон або комп'ютер). Є три тарифні пакети Slack. Команді до 20 осіб буде досить безкоштовного. Якщо вам потрібні просунуті налаштування доступу для кожного користувача, більше інтеграцій зі сторонніми сервісами і більш об'ємний архів, рекомендуємо перейти на платну версію (вигідніше оплачувати відразу за рік). 

Сервіси Google - один з кращих варіантів для роботи над документами 

Альтернативи: DropBox (частково), Office 365, Apple iWork. 

Працює на Windows і Android 

Google пропонує безкоштовний і дуже зручний набір веб-сервісів для роботи з презентаціями, текстовими документами і таблицями. Все це доповнює сховище для файлів Google Drive. 

Залежно від рівня доступу до ваших файлів користувачі можуть переглядати, коментувати або редагувати їх. 

Безкоштовно доступні 15 GB дискового простору. У платній версії G Suite є додатковий дисковий простір, корпоративна пошта та інші додаткові функції. 

OneNote - зберігання заміток 

Альтернативи: Evernote, Google Note і Notion 

Працює на мобільних пристроях (iOs, Android, як веб-сервіс, як додаток в Windows і macOS. 

Використовувати сервіс Google Docs для зберігання дрібних заміток незручно. Тому, вам буде потрібно OneNote (або його аналоги). Це хмарний сервіс, який дозволяє зберігати і організовувати важливу робочу інформацію (посилання, нагадування, номери телефонів тощо). Також є можливість колективної роботи з файлами. Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс спрощує роботу.

Важлива перевага OneNote - підтримка колективної роботи, до документів можна додавати вкладення у різних форматах (включаючи відео та аудіокоментаріі). 

У безкоштовній версії для кожного користувача надається 5 GB для зберігання заміток. Оформивши корпоративну підписку на Office 365 Business, ви отримаєте 1 TB дискового простору на всю команду. 

Evernote - ще одне зручне сховище заміток 

Доступний як веб-сервіс, клієнт для Windows, додаток для iOs та Android. 

Головний конкурент OneNote. Дозволяє зберігати текстові файли, веб-сторінки, аудіофайли, фотографії та інші типи файлів. У сервісі передбачені функції резервного копіювання та синхронізації при роботі з різних пристроїв. 

Також є розширення для Chrome - Evernote Web Clipper. 

Asana - система менеджменту проектів 

Сумісна з: web, Android, iOs. 

Альтернативні варіанти: Podio, Bitrix24, Basecamp.

Сервіс робить можливим стратегічне планування і управління проектами на довгій дистанції. У вас з'являється можливість по-різному структурувати потік завдань. 

У Asana всі завдання діляться на великі групи - проекти. Для проектів передбачені різні шаблони. Це може бути календар публікації контенту, план робіт по сайту, розклад подачі різноманітних звітів. 

Безкоштовна версія Asana підійде командам до 15 осіб. 

Trello - простий і зручний сервіс за методологією канбан 

Працює на всіх основних платформах і операційних системах. 

Сервіс розроблений на основі методології канбан. Це популярний підхід до управління проектами. За цією методикою кожна задача проходить кілька етапів. Наприклад: планується, в роботі, на схвалення, завершена. Ця ідея робить робочий процес більш наочним. Елементи канбан використовують в декількох аналогічних сервісах. 

У Trello всі завдання поділені на дошки (boards). На кожній з дощок можна формувати ланцюжки із завдань. Коли завдання виконане, її переміщують в наступний список. Наприклад: коли текст написаний, виконавець прикріплює до картки посилання на Google документ і переносить її з колонки "В роботі" в колонку "Готово". 

Творці Trello довели принцип простоти майже до абсолюту. Тому, деяким проектам і бізнесам система може не підійти. 

Платна версія Trello пропонує: 

• автоматизацію роботи з завданнями;

• більше 10 дощок на команду;

• розширені можливості оформлення завдань. 

MindMeister - інструмент для створення інтелект-карт 

Сумісний з: iOs, Android, веб. 

Аналоги: Mindomo, MindMup. 

Ментальна карта (або інтелект-карта) - це форма фіксації планів і даних, яка дозволяє представити складні проекти та ідеї в схематичному вигляді. У сучасному бізнесі інтелект-карти застосовують все частіше.

Сервіс MindMeister пропонує багато шаблонів для інтелект-карт. Вам не потрібно довго думати над тим, як візуалізувати інформацію і подати її в зрозумілій для всіх формі. 

Безкоштовний акаунт може зберігати максимум 3 ментальні карти. У користувачів з платною підпискою немає обмежень на кількість карт. 

Zoom - відеоконференції за графіком і демонстрація екрану

Сумісний з: веб, iOs, Android 

Аналоги: Skype для бізнесу, Slack, Hangouts Meet.

Відеодзвінки і групові наради - важливий елемент віддаленої ділової комунікації. У багатьох випадках виникає необхідність бачити співрозмовника і демонструвати йому екран свого комп'ютера зі схемами і документами. 

Ці завдання вирішує сервіс Zoom. Він дозволяє: 

• проводити групові відеоконференції (у безкоштовній версії тривалість до 40 хвилин, в платній - необмежено);

• обмінюватися текстовими повідомленнями під час конференції;

• зберігати відеозапис розмови для подальшого перегляду;

• створювати конференції з захищеним входом. 

Через Zoom можна проводити конференції, презентації, онлайн-консультації, вебінари. 

LightShot - програма для скріншотів 

При роботі віддалено знімок з екрану часто краще, ніж довгі пояснення на словах. Програма LightShot - швидкий і простий спосіб робити скріншоти, зберігати і відправляти їх. 

Знімки екрану можна відправляти через месенджер, пошту або за допомогою посилань (зображення зберігаються на сервер програми). 

Timely - тайм-трекер 

Сумісний з усіма платформами і операційними системами. 

Аналоги: Harvest, Toggl 

Щоб оцінювати продуктивність, потрібно знати, скільки кожен член команди витрачає на виконання одного завдання. Тому і з'явилися тайм-трекери. Timely інтегрується з Asana, Trello або іншими аналогічними сервісами. Після цього сервіс видає аналітику по діям співробітників з завданнями. 

Сервіс повністю платний. 

Виділений віртуальний сервер від Host4Biz 

Виділений віртуальний сервер (VDS, VPS) - важливий інструмент для компаній зі складною IT інфраструктурою. На нього можна встановлювати програмне забезпечення, зберігати сайти і резервні копії робочої інформації. Власнику віртуального сервера надаються повні адміністративні права. 

Таке рішення забезпечує більшу безпеку, ніж звичайний хостинг. Виділені сервери управляються операційними системами Windows або Linux, в залежності від потреб користувача. 

Компанія Host4Biz надасть вам VPS в європейських дата-центрах. 

Висновки 

Перехід на віддалену роботу - непросте, але цілком вирішуване завдання для бізнесу. Вибравши правильні інструменти і налагодивши процес, ви зможете навіть заощадити на багатьох статтях витрат. 

Сподіваємося, стаття була максимально корисною для вас. Бажаємо всім нашим читачам і клієнтам успіхів і стабільності.