Система канбан: гнучка і проста методологія управління проектами

Від ефективного управління проектами в digital залежить дотримання дедлайнів, результат, а значить і прибутковість бізнесу. Щоб налагодити взаємодію всередині команди і роботу з замовником, компанії застосовують різні методи проектного менеджменту. Один з них —  канбан. Що значить це незрозуміле слово і які ідеї за ним стоять? Ми розповімо докладніше.

Що таке канбан?

Kanban — це елемент agile-філософії. Це метод поліпшення процесів в командах розробників, маркетологів та інших digital фахівців. Основні ідеї включені в Маніфест гнучкої розробки ПО:

• Люди важливіше, ніж інструменти;

• Якість цінніше документації;

• Прагнення і готовність до змін важливіше, ніж будь-який план;

• Взаємодія з клієнтом важливіше формального контракту.

Мета методології канбан — створювати якісний продукт в заплановані терміни.

Робота в kanban починається з візуалізації. Процеси повинні бути видні всій команді. Для цього використовують картки, набір кольорових стікерів або онлайн сервіси аналогічні Leantime.

Дошки канбан: що це і як працює?

Це ключовий елемент методології. Їх використовують в Scrum і Kanban. Кожен член команди має доступ до дощок, щоб бачити, на якому етапі роботи знаходиться важливе завдання. Канбан дошка може бути віртуальної або реальною. Стандартний приклад це інтерфейс програми Trello. Тут відображається список справ.

Як працює канбан в проектах?

У кожному проекті з маркетингу або розробці процес можна розділити на кілька етапів. Щоб працювати в методі канбан, проаналізуйте процес і розділіть його на стадії. Кожному етапу відповідає одна колонка. Їх назви і кількість залежать від специфіки проекту. Важливо зберегти послідовність стовпців. Так в роботі буде стан потоку, а це ключова особливість канбан.

На дошці завданням відповідають канбан-картки. На них пишуть назву завдання і короткий коментар. Важливо зробити опис зрозумілим, лаконічним і однозначним. Картку поступово переміщують по дошці вправо в міру того, як завдання переходить на нові етапи.

Дошки канбан можна використовувати для ведення декількох однотипних проектів. В такому випадку є два варіанти:

• розділити робочий простір на кілька дощок;

• використовувати одну дошку, а завдання для кожного проекту відзначати певним кольором.

Дошка дає можливості для аналізу процесів. Всі члени команди бачать, які завдання затримуються. Маючи цю інформацію, можна скорегувати підхід до роботи.

Друга функція канбан дощок — показати внесок в загальну справу кожного члена команди.

Канбан поєднує елементи agile та lean підходів. Чітких кордонів між трьома підходами немає. Всі вони використовують великий набір принципів, технік і прийомів, які можна комбінувати з урахуванням особливостей проекту.

Чому так важлива візуалізація в проектах з канбан?

Візуалізація процесів допомагає відслідковувати потік, бачити процес в цілому і його окремі елементи. Ви побачите, як зміни відображаються на результаті.

Працюючи в методиці канбан, визначте, скільки завдань команда може виконувати одночасно. Для кожного з етапів ця цифра відрізняється. Наприклад: на стадії написання може бути до десяти статей, а в перевірці максимум три.

Візуалізація допомагає правильно оцінити можливості команди і вибрати оптимальний темп роботи.

Чому важливий потік і як його досягти?

Ми згадали про стан потоку. Це ситуація, коли завдання динамічно пересуваються з однієї колонки в іншу. Завдяки потоку команда зможе:

• помітно поліпшити якість продукту;

• економити ресурси і час на проект;

• зменшити витрати на продукт і його собівартість;

• збільшити продуктивність.

Потік може зупинитися. Що робити в таких випадках? Спочатку визначте, на якій стадії завдання затримуються. Це може бути етап редактури текстів чи тестування. Потім потрібно зрозуміти і усунути причину. Наприклад, найнявши ще одного редактора або тестувальника программного забезепечення.

Пам'ятайте, що багатозадачність не узгоджується з принципами канбан. У кожного члена команди повинен бути ліміт по числу завдань.

Враховуйте, що у канбан підходу є і свої недоліки. Це всього лише інструмент і він не може бути ідеальним. У канбан три основних недоліки:

• чим більше команда, тим нижче його ефективність;

• він не підходить для проектів зі складним процесом роботи;

• в цьому методі майже нереальне довгострокове планування.

Висновки

Впровадження канбан в проектах вимагає серйозного рівня самодисципліни від всіх учасників. Принципи роботи тут прості, але їх важливо дотримуватися. Щоб використовувати канбан продуктивно, розділіть проект на етапи і визначте можливості команди, термін необхідний для кожного завдання.

Використовуйте канбан з інструментом Leantime, щоб реалізувати проекти навіть в режимі віддаленої роботи.

Команда Host4Biz забезпечить вам надійний хостинг і інструменти з пакету Business Box для ефективної віддаленої роботи.