Какую CRM выбрать? Советы, которые сэкономят вам сотни евро

CRM системы — сложный и дорогой инструмент для управления продажами. От того, какую CRM вы внедрите, зависит эффективность отдела продаж и компании в целом. Внедрение и пользование CRM стоит от 10 USD в месяц для фрилансеров до сотен долларов ежемесячно для крупных компаний. И вы, наверняка, хотите, чтобы эти вложения окупились. Поэтому, читайте статью и пользуйтесь нашими рекомендациями. 

Зачем вам CRM если есть Google таблицы и блокнот? 

CRM помогает управлять всеми аспектами работы с клиентом: от назначения встреч и подписания договора, до стимулирования повторных продаж и напоминания о днях рождения. 

Компании, внедрившие CRM, получают больше информации о своих клиентах. 

Что будет если выбрать не ту CRM?  

Какие проблемы возникают из-за ошибки при выборе CRM? Посмотрим на несколько типичных сценариев: 

• После внедрения CRM продавцы тратят на работу с ней слишком много времени. Со временем ваши сотрудники перестанут заполнять большинство информации. Иначе они не успеют выполнить месячный план продаж. 

• После импорта данных в CRM из разных источников в системе начался хаос. У клиентов появилось по 2 - 3 карточки. То же может произойти и со сделками. 

• Продавцы много работают на выезде. Если такая компания внедрит CRM без мобильной версии, обязательно будут проблемы. Сотрудники просто не успеют вовремя фиксировать значимые действия. Информация будет отставать от актуальной ситуации. Деньги, вложенные в CRM не окупятся. 

Многие предприниматели осознают эти риски и предпочитают вести учет клиентов в блокноте, Excel или Google таблицы. Но избегая рисков вы избегаете и выгоды. Поэтому, разберемся, как найти подходящую CRM. 

Процесс выбора CRM по этапам 

Разделим выбор CRM на четыре этапа. Они могут быть длительными. Это нормально, ведь вы принимаете ответственное решение.

Определяем, какие задачи должна решать CRM в первую очередь   

CRM нужно настраивать и выбирать с учетом проблем конкретного бизнеса. Представим, что ваши менеджеры подолгу составляют договоры и письма, допускают в документах множество ошибок. В такой ситуации нужна CRM, которая автоматизирует работу с документами. У нее должны быть: 

• конструктор документов, который позволит составлять письма и договора в один клик из ранее сохраненных шаблонов. Система просто подставит переменные из карточки клиента и сделки; 

• интеграция с e-mail, чтобы моментально отправлять клиенту документы, составленные внутри CRM. 

Если сотрудники тратят время на отчеты о звонках, ищите CRM, которая интегрируется с IP телефонией. 

Сужаем круг поиска 

Вы уже проанализировали потребности бизнеса и решили, какие функции CRM для вас важны. Что делать дальше? Второй этап — определиться с типом CRM, которая вам нужна. 

• Облачные CRM. Такие сервисы хранят все данные на сервисах разработчика, а для доступа к интерфейсу нужен только браузер. Такие решения оптимальны для малого бизнеса, они не требуют дополнительного оборудования. Систему обслуживает ее разработчик. От пользователей требуется только настроить CRM под себя и регулярно ее оплачивать. 

• Десктопные CRM. Их устанавливают на внутренний сервер или VDS. В таких случаях вам необходима помощь специалиста для развертывания и обслуживания сервиса и CRM. За использование таких систем вы платите только при их покупке. 

• CRM индивидуальной разработки. Самый дорогой вариант. Такие программы разрабатывают с нуля специально под вашу компанию. Вложения в самописные CRM оправданы только для крупного бизнеса. Стоимость такого проекта от нескольких тысяч до сотен тысяч долларов. 

• Пакетные CRM. Решения со стандартным набором функций, самые доступные по цене. 

CRM могут быть универсальными или отраслевыми. Системы из второй категории разрабатывают специально под специфику определенной сферы, например, туризма, онлайн-обучения или производства. 

Выбираем несколько вариантов CRM и тестируем их по критериям 

Выберите несколько вариантов CRM для тестирования и определитесь с критериями оценки. По каким параметрам выбирать CRM? 

• Функционал. Настройте CRM и убедитесь, что в них есть все заявленные функции и возможности, которые важны для вашего бизнеса. 

• Удобство интерфейса. Многие проекты по внедрению проваливаются потому, что менеджерам неудобно работать в CRM. Чтобы оценить систему, создайте и заполните карточку клиента, контакта, сделки. Обязательно поставьте менеджеру тестовую задачу. Если вы освоились со всеми функциями за 1 - 2 дня, CRM прошла проверку по параметру интерфейса. 

• Гибкость и разнообразие настроек. Разберитесь с пользовательскими полями. Сколько новых разделов можно создать в каждой карточке клиента. Можно ли в CRM отключить ненужный вам функционал? Чем больше свободы дает CRM, тем лучше. 

• Интеграции. Серьезным преимуществом будет быстрая интеграция с 1С, почтовыми сервисами, CMS вашего сайта, мессенджерами. Это делает CRM центром управления бизнес-процессами. 

• Доступ к отчетам и статистике. Проверьте, есть ли в системе аналитика показателей и возможность экспортировать отчеты. Это одна из базовых функций CRM. От того, насколько удобны отчеты, зависит продуктивность вашего бизнеса. 

• Настройки прав доступа к информации. Не все данные нужно показывать рядовым сотрудникам. Ищите CRM, в которой есть разные уровни доступа к информации.  

Финальный этап: вопросы к создателям CRM

Выбрав 2 - 3 варианта, приготовьтесь пообщаться с представителями компаний разработчиков. Чтобы принять окончательное решение, нужно получить ответы на несколько важных вопросов: 

• На каких условиях предоставляется техподдержка? Какие каналы связи со специалистами? 

• Принимает ли компания заказы на доработку функционала? Если да, сколько стоит такая услуга? 

• Может ли компания внедрить и настроить CRM под ключ? 

• Платные ли обновления функционала системы? 

• На какой минимальный период нужно оплачивать CRM (для облачных решений)? 

• Предусмотрены ли скидки при оплате за длительный период? Есть ли другие бонусы для клиентов? 

Собрав ответы от всех кандидатов, проанализируйте информацию и принимайте решение. 

Выводы 

Выбор, настройка и внедрение CRM может растянуться на несколько недель. Это серьезный срок, но лучше подождать, чем неэффективно вложить несколько сотен или даже тысяч долларов. 

Помните, что CRM — это только инструмент. В большинстве случаев система помогает сильным продавцам, а слабые работают на том же уровне. 

Для своего бизнеса вы можете использовать опенсорсную Suite CRM из пакета Business Box.