Как организовать удаленную работу? Правила игры + полезные инструменты

Из-за глобальных перемен, которые переживает мир, удаленная работа превратилась из модного тренда в необходимость. Необходимость внедрить инструменты для удаленной работы встала перед большинством компаний и не только в IT сфере. 

Меняется и подход к построению IT инфраструктуры компании. Возникает все большая потребность в услуге аренды виртуальных серверов (VDS). 

Как обеспечить эффективную работу и стабильность всех систем компании? Мы расскажем про правила и инструменты, которые помогут вам и вашему бизнесу в непростой ситуации. 

Удаленная работа. В чем сложность? 

Задача, о которой мы говорим, не только техническая. Ответ на вопрос как организовать удаленную работу сотрудника через интернет, состоит из двух частей. Первая - это правила и организация процесса. Вторая - собственно технические решения. Переход на новую модель требует не только быстрого переучивания сотрудников, но и следования новым правилам работы. 

Мы коснемся обеих частей. 

Советы для удаленной работы: как управлять, что делать и чего не делать?  

Для начала, давайте попрощаемся с двумя мифами, которые мешают решить проблему: 

• Миф первый - вне офиса сотрудники обязательно будут бездельничать. Что на самом деле? Если вы поставите цели, объясните порядок удаленной работы в новых условиях, сотрудники будут гораздо эффективнее. Доказано тысячами компаний, которые перешли на такой режим в 2019 году и раньше. 

• Миф второй - организовать удаленные процессы без потери эффективности невозможно. Что в действительности? Все зависит от менеджера! Даже работу производственных и торговых компаний можно в значительной мере перевести в удаленный режим. 

Как же управлять удаленной командой, которая может быть разбросана по разным районам, городам, а иногда и странам? 

Установите четкие правила работы и следуйте им

Удаленная работа - это не хаос. Она требует самодисциплины и сознательности от сотрудников. Но самодисциплина проявится только если будет ясный распорядок и правила. Продумайте рабочий распорядок и правила этикета. Убедитесь, что ваши сотрудники знают: 

• Какие временные рамки их рабочего дня? 

• Какими средствами связи пользуется команда? 

• Как обеспечить эффективный диалог во время онлайн совещаний? Каких правил нужно придерживаться? 

• В какое время можно писать и звонить сотрудникам? 

Также вся команда должна пользоваться общим сервисом для постановки и контроля задач или CRM. Общаться только через личные переписки и рассчитывать на память - путь к хаосу и падению продуктивности. Обязательно доводите до сотрудников информацию о задачах, за которые отвечает каждый из них персонально. 

Создайте стратегию общения с сотрудниками 

Сообщите сотрудникам, в каком формате и как часто они должны подавать отчеты, как часто будут проходить общие совещания, онлайн встречи 1 на 1. Установите принципы работы с повседневными задачами. Сотрудники должны понимать, какие вопросы в приоритете. Это повысит продуктивность. 

Предоставьте команде рабочие инструменты 

Убедитесь, что у каждого члена команды есть доступ ко всем нужным рабочим сервисам. Их список может быть довольно большим: 

• корпоративный e-mail;

• система документооборота;

• облачное хранилище файлов;

• сервис для видео-конференций;

• рабочий чат;

• планировщик задач;

• аккаунт в CRM и пр. 

Не забудьте про интеграции. Большинство из этих сервисов можно связать в общую систему. Многие операции тоже можно автоматизировать. Это сэкономит много времени. 

Фокусируйтесь на целях 

При удаленной работе критически важно помнить о целях. Они должны быть понятными, измеримыми и ограниченными во времени. Не важно, что и в каком ритме делает сотрудник. Если он и вся команда достигают поставленных целей, у вас все хорошо. 

Наладьте неформальное общение 

Дайте сотрудникам возможность говорить не о работе. В офисе сотрудники часто собираются у кулера или в месте для курения. Не пытайтесь избавиться от таких мест при работе онлайн. Лучше создать контролируемую “флудилку” для нерабочих тем и просто шуток. 

Это будет способствовать сплочению коллектива даже не смотря на расстояния. А когда карантин и период вынужденной изоляции закончатся, вы сможете договориться о неформальной встрече коллектива. 

Ставьте задачи лаконично и ясно 

Всегда есть риск, что выполнение задач превратиться в обсуждение задач. Поэтому, не затягивайте переписку и созвоны, готовьтесь к конференциям и онлайн встречам заранее. Отправляйте все имейлы утром, вкладывайте всю нужную информацию в одно сообщение. 

Контролируйте эффективность

Отслеживайте, как работает каждый член команды. Собирайте обратную связь о том, почему те или иные задачи не выполнены вовремя. И обязательно установите ответственность за невыполненную работу. 

От правил перейдем к техническим решениям.

Инструменты для удаленной работы  

Что входит в список инструментов и сервисов для эффективной удаленной работы? Перечень может быть разным в зависимости от специфики бизнеса. Чаще всего этот список включает: 

• сервис для обмена сообщениями (Telegram, Slack, Viber и пр);

• средства связи с видео и демонстрацией экрана (Zoom, Google Hangouts, Skype и др);

• удаленное использование экрана и удаленный доступ к рабочему столу (здесь по-прежнему TeamViever);

• система постановки задач и удаленного управления проектами (Jira, Asana, Trello, Basecamp, Youtrack);

• облачные сервисы для хранения документов и работы с ними;

• CRM и пр. 

Теперь поговорим о конкретных инструментах: 

Рабочий мессенджер - Telegram 

Альтернативы: Skype, Slack, Discord

Один из самых популярных мессенджеров, работает со всеми операционными системами, в мобильной и десктопной версиях. Единственный минус в том, что Telegram не поддерживает видеозвонки - важный элемент удаленной работы. 

Это компенсирует плюс - Telegram совершенно бесплатный для любого количества участников. 

Мессенджер Slack 

Альтернатива для Telegram 

Доступен в нескольких версиях (веб-версия и программа-клиент, для установки на смартфон или компьютер). Есть три тарифных пакета Slack. Команде до 20 человек будет достаточно бесплатного. Если вам нужны продвинутые настройки доступа для каждого пользователя, больше интеграций со сторонними сервисами и более объемный архив, рекомендуем перейти на платную версию (выгоднее оплачивать сразу за год). 

Сервисы Google - один из лучших вариантов для работы над документами 

Альтернативы: DropBox (частично), Office 365, Apple iWork. 

Работает на Windows и Android 

Google предлагает бесплатный и очень удобный набор веб-сервисов для работы с презентациями, текстовыми документами и таблицами. Все это дополняет хранилище для файлов Google Drive. 

В зависимости от уровня доступа к вашим файлам пользователи могут просматривать, комментировать или редактировать их. 

Бесплатно доступны 15 GB дискового пространства. В платной версии G Suite доступно дополнительное дисковое пространство, корпоративная почта и другие дополнительные функции. 

OneNote - хранение заметок 

Альтернативы: Evernote, Google Note и Notion 

Работает на мобильных устройствах (iOs, Android, как веб-сервис, как приложение в Windows и macOS. 

Использовать сервис Google Docs для хранения мелких заметок неудобно. Поэтому, вам потребуется OneNote (или его аналоги). Это облачный сервис, который позволяет хранить и организовывать важную рабочую информацию (ссылки, напоминания, номера телефонов и пр). Также есть возможность коллективной работы с файлами. Интуитивно понятный интерфейс упрощает работу. 

Важное преимущество OneNote - поддержка коллективной работы, к документам можно добавлять вложения в разных форматах (включая видео и аудиокоментарии). 

В бесплатной версии каждому пользователю предоставляется 5 GB для хранения заметок. Оформив корпоративную подписку на Office 365 Business, вы получите 1 TB дискового пространства на всю команду. 

Evernote - еще одно удобное хранилище заметок 

Доступен как веб-сервис, клиент для Windows, приложение для iOs и Android. 

Главный конкурент OneNote. Позволяет сохранять текстовые файлы, веб-страницы, аудиофайлы, фотографии и другие типы файлов. В сервисе предусмотрены функции резервного копирования и синхронизации при работе с разных устройств. 

Также доступно расширение для Chrome - Evernote Web Clipper. 

Asana - система менеджмента проектов 

Совместима с: web, Android, iOs. 

Альтернативные варианты: Podio, Bitrix24, Basecamp.

Сервис делает возможным стратегическое планирование и управление проектами на длинной дистанции. У вас появляется возможность по-разному структурировать поток задач. 

В Asana все задачи делятся на большие группы - проекты. Для проектов предусмотрены разные шаблоны. Это может быть календарь публикации контента, план работ по сайту, расписание подачи разнообразных отчетов. 

Бесплатная версия Asana подойдет командам до 15 человек. 

Trello - простой и удобный сервис по методологии канбан 

Работает на всех основных платформах и операционных системах. 

Сервис разработан на основе методологии канбан. Это популярный подход к управлению проектами. По этой методике каждая задача проходит несколько этапов. Например: планируется, в работе, на одобрении, завершена. Эта идея делает рабочий процесс нагляднее. Элементы канбан используют в нескольких аналогичных сервисах. 

В Trello все задачи поделены на доски (boards). На каждой из досок можно формировать цепочки из заданий. Когда задача выполнена, ее перемещают в следующий список. Например: когда текст написан, исполнитель прикрепляет к карточке ссылку на Google документ и переносит ее из колонки В работе в колонку Готово. 

Создатели Trello довели принцип простоты почти до абсолюта. Поэтому, некоторым  проектам и бизнесам система может не подойти. 

Платная версия Trello предлагает: 

• автоматизацию работы с задачами;

• больше 10 досок на команду;

• расширенные возможности оформления задач. 

MindMeister - инструмент для создания интеллект-карт 

Совместим с iOs, Android, веб. 

Аналоги: Mindomo, MindMup. 

Ментальная карта (или интеллект-карта) - это форма фиксации планов и данных, которая позволяет представить сложные проекты и идеи в схематическом виде. В современном бизнесе интеллект-карты применяют все чаще.

Сервис MindMeister предлагает много шаблонов для интеллект-карт. Вам не нужно долго думать над тем, как визуализировать информацию и подать ее в понятной для всех форме. 

Бесплатный аккаунт может хранить максимум 3 ментальные карты. У пользователей с платной подпиской нет ограничений на количество карт. 

Zoom - видеоконференции по графику и демонстрация экрана

Совместим с веб, iOs, Android 

Аналоги: Skype для бизнеса, Slack, Hangouts Meet.

Видеозвонки и групповые совещания - важный элемент отдаленной деловой коммуникации. Во многих случаях возникает необходимость видеть собеседника и демонстрировать ему экран своего компьютера со схемами и документами. 

Эти задачи решает сервис Zoom. Он позволяет: 

• проводить групповые видеоконференции (в бесплатной версии длительность до 40 минут, в платной - неограниченно);

• обмениваться текстовыми сообщениями во время конференции;

• сохранять видеозапись разговора для дальнейшего просмотра;

• создавать конференции с защищенным входом. 

Через Zoom можно проводить конференции, презентации, онлайн-консультации, вебинары. 

LightShot - программа для скриншотов 

При работе удаленно снимок с экрана часто лучше, чем длинные объяснения на словах. Программа LightShot - быстрый и простой способ делать скриншоты, сохранять и отправлять их. 

Снимки экрана можно отправлять через мессенджер, почту или с помощью ссылок (изображения сохраняются на сервер программы). 

Timely - тайм-трекер 

Совместим со всеми платформами и операционными системами. 

Аналоги: Harvest, Toggl 

Чтобы оценивать продуктивность, нужно знать, сколько каждый член команды тратит на выполнение одной задачи. Поэтому и появились тайм-трекеры. Timely интегрируется с Asana, Trello или другими аналогичными сервисами. После этого сервис выдает аналитику по действиям сотрудников с задачами. 

Сервис полностью платный. 

Выделенный виртуальный сервер от Host4Biz 

Выделенный виртуальный сервер (VDS, VPS) - важный инструмент для компаний со сложной IT инфраструктурой. На него можно устанавливать программное обеспечение, хранить сайты и резервные копии рабочей информации. Владельцу виртуального сервера предоставляются полные административные права. 

Такое решение обеспечивает большую безопасность, чем обычный хостинг. Выделенные серверы управляются операционными системами Windows или Linux, в зависимости от потребностей пользователя. 

Компания Host4Biz предоставит вам VPS в европейских дата-центрах. 

Выводы 

Переход на удаленную работу - сложная, но вполне решаемая задача для бизнеса. Выбрав правильные инструменты и наладив процесс, вы сможете даже сэкономить на многих статьях расходов. 

Надеемся, статья была максимально полезной для вас. Желаем всем нашим читателям и клиентам успехов и стабильности.